BOLIGSIKRING - databasen

Synspunkter fremlagt af Jette, Magdaline og John 17/9-2001 for Magni Laksáfoss.

Og af Magdaline den 27/9-2001 for Magni Laksáfoss

Kontaktpersoner:

Jette Krag - Afdelingsleder i Socialforvaltningen

Magdaline Willumsen - Medarbejder i Socialforvaltningen (sidder til daglig med boligsikringerne)

John Kreutzmann - Controller

Næste kontakt:

Der er ikke aftalt yderligere møder.

Generel beskrivelse af systemet:

Deres vurdering var: Umiddelbart godt system, men absolut ikke brugervenligt.

Magdaline var godt tilfreds med systemet, mens John syntes ikke det var brugervenligt.

Jeg (Magni) har efterfølgende set systemet, og synes det er lidt besværligt, men opfylder stort set de behov de har i sagsbehandlingen. Der kunne ønskes nogle nye funktioner, som er medtaget nedenfor.

Systemet anvendes til at behandle boligsikringssagerne.

Der indtastes i systemet hvem der bor i den angivne husstand. Dette forsøges verificeret gennem folkeregisteret, men da det ikke er altid at de har nået at få meldt adresseænringen, kan man ikke altid sikre sig dette.

Systemet finder skatteoplysningerne fra sidste år (der er p.t., 27/9-2001, et problem med, at systemet finder oplysningerne fra 2000, men lovgivningen kræver at det er skatteoplysningerne fra 1999 som skal anvendes. Derfor henter sagsbehandleren oplysningerne manuelt fra skattekontoret og indtaster i systemet.

I dag anvendes systemet til at "fodre" INI’s system, som ud fra deres register sender en regning til kommunen. Der er ikke overensstemmelse mellem INI’s register og kommunens register. INI sender elektroniske filer, som kan samkøres med boligsikringsapplikationen, som kontrol. Sammenkøring er ikke sket de sidste to år. Kommunen får således en regning fra INI, som de skriver under på "med bind for øjnene".

Man ønsker en omlægning, således at kommunens system sender pengene over til INI, således at INI har bevisbyrden hvis noget er galt. Dvs. man ønsker at kommunens system sender en liste til bogholderi-systemet, som overfører pengene til INI, på enkelt cpr-nr niveau. Der er formelt set ikke noget galt ved at kommunen skifter praksis, idet det er kommunen som har ansvaret for den administrative del af boligsikringsopgaven.

Det der er godt ved det gamle system er, at det automatisk finder nogle oplysninger frem og det kan beregne boligsikringen. Endvidere kan det udskrive nogle standard svar-breve i forbindelse med afslag og accept af ansøgningen.

Det der ikke er godt ved det nuværende system er, at man ikke kan sende oplysningerne direkte ned i økonomi-systemet, og derved udbetale boligsikringen til INI. Man kan kun udlevere nye ansøgninger / ændringer i nuværende sager til INI, som lægger oplysningerne ind i deres system, hvorefter de sender en regning til kommunen over hvilke personer skal have boligsikringen denne måned.

Pr. 1.1.2003 overtager Nuuk Kommune administrationen af boliger i kommunen. Derfor bør man ved udarbejdelsen af det nye boligsikringssystem indrette systemet efter at kunne spille sammen med en eventuel boligadministrationapplikation.

Beskrivelse af det nye system:

Det er vigtig, at systemet har følgende funktioner:

  • Integration med folkeregisteret for at finde husstanden
  • Integration med skatte-systemet, for at finde indtægtsoplysninger
  • Integration med økonomi-systemet, for at kunne udbetale boligsikringen automatisk
  • Integration med økonomi-systemet, for at hente refusionsandelen fra hjemmestyret
  • Integration med WORD, for at udskrive svarbreve til ansøgerne
  • Udskrivning af kontrollister, for at lette sagsbehandlingen
  • Reminder-funktion til sagsbehandlerne

Integration med folkeregisteret:

Baggrunden for beregningen af boligsikringen er husstandsoplysningerne. Systemet skal automatisk kunne finde ud hvilke personer er med i husstanden. Endvidere skal systemet give besked hvis der sker ændringer i husstandens sammensætning (ved at spytte husstanden ud på den månedlige kontrolliste).

Ændringer i husstandssammensætningen skal være sket inden for den sidste måned.

De relevante ændringer er:

  • Nye personer i husstanden (fødte eller tilflyttede)
  • Personer ud af husstanden (Døde eller fraflyttede)
  • Personer med ændret status (børn der har haft fødselsdag og derved er blevet over 18 år)
  • Andre ændringer (Her blev foreslået, at når en person blev over 62 og derved pensioneret, kunne man få en besked på den månedlige kontrolliste – bør genovervejes om dette er nødvendigt (Magnis kommentar))

Såfremt en af ovenstående ændringer er sket i løbet af den sidste måned, skal systemet spytte husstanden ud på kontrollisten, hvorefter sagen kan behandles nærmere.

Integration med skatte-systemet

Boligsikringen skal beregnes ud fra indtægten sidste år. (Ud fra skatteoplysningerne)

Ud fra skatte-systemet findes den relevante indtægt, såfremt personen har haft kommunen som skattekommune i hele sidste år. (Jeg går ud fra, at såfremt en person ikke har haft kommunen som skattekommune i hele sidste år, fx pga. tilflytning fra udlandet, skal man finde den rigtige indkomst. Eller også skal man have dette som en supplerende oplysning i forbindelse med sagsbehandlingen. - Magnis kommentar)

Såfremt en person er tilflyttet fra en anden kommune, skal man ikke gå ud fra "skatte-indtægten", men i stedet tage udgangspunkt i den nuværende indkomst, hvilket medfører, at der skal være et andet indkomst-felt, hvor man manuelt kan indføje en persons indkomst. Dette felt rangerer højere end det automatisk fremfundne, dvs. såfremt feltet er udfyldt, skal beregningen tage udgangspunkt i dette felt, og ikke i skattesystemets oplysninger. Dette kan samtidig også anvendes, såfremt man får supplerende oplysninger fra klienten om at indkomsten er "ændret varigt og væsentligt", hvorfor klientens boligsikring skal ændres.

Integration med økomomisystemet for at kunne udbetale boligsikringen automatisk

Efter at dagsbehandlingen er overstået, skal systemet sættes til automatisk at overføre boligsikringen i en given periode (fx til ultimo året). Såfremt der ikke fremkommer nye oplysninger i sagen, skal systemet intet foretage sig ud over at udbetale pengene. Såfremt der fremkommer nye oplysninger i sagen, fx at endnu en voksen flytter ind i lejligheden, skal systemet først få en godkendelse fra sagsbehandleren, inden udbetalingen fortsætter.

Integration med økonomi-systemet, for at hente refusionsandelen fra hjemmestyret

Der er en 60-40 fordeling af udgifterne mellem hjemestyret og kommunerne (det skal afklares hvem der betaler 60 og hvem der betaler 40).

Systemet skal spytte papirarbejdet i forbindelse med indhentningen af pengene fra hjemmestyret automatisk ud på en printer, efter at månedens udbetalinger er sket.

Integration med WORD, for at udskrive svarbreve til ansøgerne

Systemet skal integreres med Word, for at kunne anvende faste skabeloner til svarbreve og breve til indhentning af supplerende oplysninger. Disse brevskabeloner foreligger allerede i nuværende applikation, og kan derfor i en vis udstrækning hentes derfra.

Udskrivning af kontrollister, for at lette sagsbehandlingen

Nuværende applikation har ingen løbende automatisk kontrol med om modtagerne opfylder kriterierne i lovgivningen.

Det nye system skal løbende (månedligt) kontrollere om der er sket ændringer i husstandssammensætningen i løbet af den sidste måneds tid. Der bliver udskrevet en liste over samtlige husstande/ansøgere hvor der er sket ændringer i husstandssammensætningen. De relevante ændringer er listet under 'Integration med folkeregisteret'.

Reminder-funktion til sagsbehandlerne

Systemet skal have indbygget en reminder-funktion.

Ved at brugeren indtaster en dato og tekst for hvornår reminderen skal sendes og hvad den skal indeholde, bliver der automatisk sendt en reminder til sagsbehandleren på den angivne dato.

Funktionen skal anvendes til at følge op på oplysninger som er kendte og som man ved vil influere størrelsen på boligsikringen. Fx at en person bliver pensioneret pr. november og derfor skal boligsikringen revideres til den tid.

Det gamle boligsikringscirkulære (side 1 af 3)

Det gamle boligsikringscirkulære (side 2 af 3)

Det gamle boligsikringscirkulære (side 3 af 3)

Det nye boligsikringscirkulære (side 1 af 2)

Det nye boligsikringscirkulære (side 2 af 2)

Hjemmestyrets ansøgningsskema til boligsikringsansøgere (side 1 af 2)

Hjemmestyrets ansøgningsskema til boligsikringsansøgere (side 2 af 2)

Nuuk Komunes ansøgningsskema til boligsikringsansøgere (side 1 af 2)

Nuuk Komunes ansøgningsskema til boligsikringsansøgere (side 2 af 2)

INI's brev om at det er en hastesag (side 1 af 2)

INI's brev om at det er en hastesag (side 2 af 2)