Daginstitutionssystem

Pr. juli 2006 er release 1.0 af daginstitutionssystemet frigivet

I nedenstående referat er punkter, som er implementeret i denne release eller som er bortfaldet, markeret med gennemstregning.

Det som ikke er gennemstreget er altså det, som mangler at bliver afklaret eller implementeret.

---

Referat og noter fra første møde i Faggruppen for omlægning af Informatik Daginstitutionssystem til Winformatik

Deltagere, tid, sted og formål:

Charlotte Schmidt cs@ilulissat.gl  

Eva Olsvig Schytz [es@qaskom.gl]  

Pia Nielsen pini@ammassalik.gl 

Flavia Lyberth flly@nuuk.gl. Flavia var syg og i stedet deltog Karen Lergard kape@nuuk.gl) Tina Thorleifsen [tith@nuuk.gl] Peter Trier pt@kimik-it.gl Anders Djursaa ad@kimik-it.gl

Mødet blev afholdt onsdag 24/11 2004 kl. 10.00 på den grønlandske mødetelefon.

Formålet med mødet var at få alle ønsker til systemet frem i lyset. Også dem der måske ikke kan laves med det samme.

Udsendelsen af referatet er trukket lidt ud, idet vi havde håbet på at få en endelig afklaring af Nuuk kommunes tilknytningsforhold til udviklingssamarbejdet, inden udsendelse. Dette sker desværre først lige før jul og referatet udsendes derfor med det forbehold at de ting som Nuuk i særlig grad ønsker - naturligvis kun foreslås implementeret hvis Nuuk Kommune, som forventet, tilslutter sig udviklingssamarbejdet - og dermed får adgang til det nye system.

Følgende ønsker blev diskuteret:

1. Omlægning af system til Winformatik

• Afrunding til f.eks. en hel eller en halv månedstakst. I dag beregnes på dagsbasis, d.v.s. der kan f.eks. forekomme 16/31*månedstakst. Ref: Der var ikke stemning for ønsket. Forslag: Ønsket bortfalder
• Nemmere overflytningsprocedure når barn flyttes fra en institution til en anden. Ref: Der var overvejende stemning for ønsket Forslag: Da ønsket kræver nogen indsats og ligger ud over 1:1 omlægning foreslås det udsat til senere.
• Fra- og til-dato i stedet for antal måneder i aldersgrænselisten Ref: Vurderet som mindre vigtigt Forslag: Ønsket bortfalder. Tilføjet august 2006: I QAS overflyttes alle børn omkring sommerferien. Derfor er der behov for at lave en udskrift, der viser hvilke børn, der falder for aldersgrænsen i løbet af året. Altså i perioden 1.jan - 31.dec i indeværende år, uanset hvornår på året den bestilles. I ILU overflyttes børn ca. når de fylder år. Der er altså behov for den nuværende liste, der viser børn, der falder for aldersgrænsen fra nu af og i løbet af de næste x måneder.

• Historik-billede opdeles i to billeder Ref: Kimik kunne orientere om at det ville være det letteste at lave og dette blev modtaget med tilfredshed. Forslag: Ønsket implementeres.

1. Omlægning af ventelistesystem til Winformatik

I visse sammenhænge er det vigtigt at vide om barnet kom ind via den normale venteliste eller via ventelisten for studerende. Dette huskes ikke i det nuværende system. Uddybning: Alle børn i institution påføres oplysninger om hvilken venteliste barnet kom ind fraog med hvilken prioritet (indenfor ventelisten).

Ref: Der var enighed om ønsket.

Forslag: Ønsket implementeres.

1:Udd.søgende

Man ønsker en mulighed for at se i billede 503 at barnet er kommet ind via en udd.søgende venteliste. Her er mit forslag at vi ud over Prioritets-feltet, som beskrevet nedenfor, yderligere laver et felt, som kan bruges til at angive hvilken venteliste barnet kom fra. Se punkt B.

2: Midlertidigt udmeldte

Vi foreslår at der laves et nyt dato-felt i billede 501 under venteliste, nemlig "Plads ønskes fra". Ref: Der var stemning for ønsket.

Forslag: Ønsket implementeres.

2A: Ønskes mulighed for at angive en betalingsfri periode med en feriestart og en ferieslut. Det skal være muligt at se tidligere betalingsfri perioder. Ref: Der var kun spredt stemning for ønsket da kun én enkelt kommune har en betalingsfri måned..

Forslag: Ønsket henlægges.

3: Ønske om nogle statistikudtræk. Gravide skal ikke skal tælles med visse opgørelser. Det skal defineres nærmere. Uddybning: Dette er noget nyt som vi gerne vil henvise til et senere tidspunkt i udviklingsprocessen.

Ref: Der var enighed om henlæggelsen.

4: Der skal kunne laves opgørelse over ledige pladser pr. en bestemt dato. Uddybning: En gang om ugen tages der stilling til kommende udmeldelse mhb. på at tilbyde pladserne til nogle andre. Ref: Kimik lovede at overveje nogle forskellige muligheder for at forbedre sagsbehandlernes overblik over kommende ledige pladser.

5: Med henblik på problemstilling omkring Forventet indkomst, som ikke automatisk fremføres til året efter, så er vores forslag, at der udvikles et brev, som kan danne hvert år ca. november. Brevet fortæller forældre, hvilke takster, der vil komme til at gælde for deres børn i det kommende år, og på hvilket grundlag disse er beregnet. Evt. kan der står i brevet at pga manglende oplysninger kan taksten ikke beregnes. Brevet skal opfordre forældrene til at henvende sig, hvis det er relevant.

Ref: Der var enighed om at det var en god ide. Flere kommuner gør det allerede via indkomsterklæringer der sendes til personer der forventes at skifte indkomst, herunder enlige.

Forslag: Da ønsket er noget ressourcekrævende og ligger ud over 1:1 omlægning foreslås ønsket henlagt til senere releases.

7. Vi vil gerne kunne se fra hvilken prioritering i ventelisten, barnet er kommet ind til institution både i billede 501 og 503. Se punkt B.

8. Ved midlertidig udmeldelse vil vi gerne kunne se, i hvilken periode barnet er midl. udmeldt i billede 501. Vi bruger tekstfelterne til andreoplysning vedr. barnet. Se punkt 2 Ref: Hertil kommer forslag om flere notat felter. Der var enighed om at det var en  god ide. Forslag: Ønsket om flere notatfelter implementeres.

9. Vi vil gerne have en oversigt over ledige institutionspladser på én side, i stedet for en side af gangen. Samt at vi kan udskrive dem.

Ref: Der var  stemning for ønsket.

Forslag: Ønsket implementeres.

 

10. Vi vil gerne kunne springe over til billede 502 fra 503 ved betalerens cpr.nr., da vi konstant bruger den ved børnenes indmeldelse.Uddybning: Kimik foreslog siderne slået sammen.

Ref: Der var  stemning for forslaget.

Forslag: Ønsket implementeres.

11. For B-børn (f.eks. børn der skal i fritidshjemmet fra børnehaven) vil vi gerne kunne se en oversigt over børnene efter deres cpr.nr., i 505. Ref: Det viste sig at der var behov for en sortering efter alder, foruden mulighed for den nuværende sortering. Der var god stemning for ønsket. Forslag: Ønsket implementeres.
12. I billede 506 kan vi kun se børnenes cpr.numre. Vil vil gerne også kunne se deres navne eller kunne springe over i billede 503 ved at klikke på deres cpr.nr.Ref: Det viste sig at der bl.a. var brug for betalers navn på de lister der sendes ud til institutionen. Der var god stemning for ønsket. Forslag: Der indføres to nye kolonner (barns navn og betalers navn) i den nye side 506

13. Bedre oversigt i billede 506, så man ikke behøver at tælle hvor mange udmeldes og hvilken dato osv. Den viser ikke hvornår der kommer ledige pladser. (Den kan sige, at der er ledig plads, men når man undersøger det nærmere, viser det sig at det er fra f. eks. februar 2005 den ledige plads kommer). Dette giver problemer. Ref: Kimik lovede at overveje hvorledes overblikket kunne forbedres. Der blev talt om at det evt. kunne ske ved at indføre en dato i søgekriteriet, som så førte til en fremregning af ledige på grundlag af afgang, tilbudte.  
14. Vi vil gerne kunne udskrive indmeldte A-børn, dvs. børn som er kommet ind fra prioritering Akut ventelisten via billede 508.

Ref: Jævnfør punkt B tænkes det husket hvilken venteliste og med hvilken prioritet barnet kom ind fra. Dermed bliver det muligt at indføre Prioritet som søgekriterium til ny side 506 Forslag: Ønsket implementeres.

15. Vi vil også gerne kunne udskrive børn, som er indmeldt i forbindelse med forældrenes uddannelse. Det kunne være godt hvis vi havde en oversigt over dem i systemet, da vi har en begrænset antal pladser til dem. Ref: Jævnfør punkt B tænkes det husket hvilken venteliste og med hvilken prioritet barnet kom ind fra. Dermed bliver det muligt at indføre Venteliste som søgekriterium til ny side 506 Forslag: Ønsket implementeres.

16. Der ønskes også at A-børn får deres eget farve i feltet, så det ikke er til at overse. (Ligesom der er i folkeregistreret for udrejste personer osv.) Ref: Det viste sig at man har et behov for at kunne skelne mellem almindelige børn og børn der har særlige forhold. De særlige forhold kunne så hovedgrupperes i særlige fysiske forhold og/eller særlige sociale forhold. Man bruger i Nuuk oplysningen om at barnet kom ind fra en venteliste med prioritet A. som signal om at der er særlige forhold. Heraf stammer ønsket om at fremhæve disse i diverse oversigter. Det blev ikke endelig afklaret om man fortsat kunne klare sig med at lægge den betydning i prioritet A eller man burde indføre nye felter på barnets stamdata som signalerede særlige forhold. nyt felt der signalerer noget specielt samt evt. forklarende tekst. Forslag:  Det er Kimiks opfattelse at en ordentlig løsning på ønsket fordrer nye felter på barnets stamdata. Og da det teknisk set er relativt ukompliceret foreslås det indført. Der skal så laves fremhævende farvekoder på børn hvor disse nye felter er udfyldt og det oprindelige ønske 16 bortfalder.

17. Pga den lange venteliste, ønskes der også at der er en markering i billede 505, hvor man kan se ½ års mellemrum mellem prioritet C og D. Ref: Ønsket kunne ikke umiddelbart gennemskues men blev henlag til Peter Trier besøg i Nuuk i starten af dec. Dette besøg er nu (7/12) afviklet og følgende er opklaret.

Ønsket relatere til en bestemt måde at bruge systemet på og en bestemt praktis. Ønsket er dermed rettet specifikt mod Nuuk i sin præcise udformning, men det vil være ønskeligt hvis systemet får nogle generelle faciliteter til sortering af ventelister som også bruges til at fremstille nedenstående liste. Prioritet A = meste trængende = akut.

Prioritet B = aldersbestemt. Prioritet C = enlige. Prioritet D = 2forældre. Når man udskriver en venteliste, så skal det i Nuuk kommune ideelt set være således: Først alle A-børn (sorteret efter optagelsesdato) Dernæst alle B-børn (sorteret efter barnets alder) Til sidst C og D- børn i en blandet bunke (sorteret efter hvis C-barn, så optagelsesdato, hvis D-barn, så optagelsesdato + ½år) Halvårsreglen er ikke hjemlet i hj.st.forordningen; men er bestemt individuelt i den enkelte kommune.

Forslag: At der implementeres noget fleksibilitet i bestillingen af ventelisteudtræk.

18. Der er behov for at indkomsten for forældre som har boet sammen i et år, automatisk bliver registreret som samlevende i 502. Ref: Det viste sig at handle om at man manuelt  kunne sætte en (evt. fremtidig) dato på sambosituationen. Kun start. Der var stemning for forslaget. Forslag: Ønsket implementeres.

19. Der ønskes at kunne se 2. - 3.  institutionsønske i ventelisten. Man kan kun se den 1. prioritet.Forslag: Der sættes 2 nye koloner på i den nye side 505 som viser 2 og 3 ønske

20 FORSLAG: 

Der er blevet foreslået, at ALLE oplysninger vedrørende et barn befinder sig i een side, så vi ikke behøver og gå ind og ud, hver gang vi skal undersøge noget vedrørende et barn.  

Det kunne indeholde: barnets cpr.nr., adresse, andre oplysninger, om der har været midlertidig udm. og hvornår, om det er et A-barn eller et barn af udd. søgende m.m. Ref: Kimik forklarede at man også i høj grad så det nye system på den måde, således at den nye 503 viste alle relevante oplysninger om barnet og lod sagsbehandleren redigere alle dem der havde med institutionsanbringelsen at gøre. Forslag: At man ser det nye system an, inden man vurdere behovet for eventuelle særlige oversigtssider.

Vi håber at have fået det hele, korrekt med og ser frem til at modtage jeres eventuelle kommentarer.

Venlig hilsen Anders Djursaa Kimik iT.